گزارش اولین جلسه کمیته کمیته ها

پیشنهاد برگزاری جلسه اول کمیتۀ کمیته ها را آقای دارا بوشهری مطرح کردند. اساس پیشنهاد ایشان بر برگزاری جلسه هماهنگی و همفکری میان اعضاء کمیته ها و آشنایی تمامی اعضا با یکدیگر بود. نظر بر این بود که مسئولان کمیته ها و رابطهای هیئت مدیره در هر یک از کمیته ها، گزارشی از فعالیتهای جاری و اهداف مورد نظر خود ارائه دهند تا علاوه بر ارتقاء انگیزه در سایر همکاران و همراهان شورا، امکان برنامه ریزی و تقسیم کار بصورت جامع وجود داشته باشد.

همچنین مقرر شد در هر یک از جلسات کمیتۀ کمیته ها، یکی از کمیته ها میزبان سایرین باشد و با توجه به تعریف جدید این ساختار، کارگروه جوانان که فعالترین بخش بدنۀ اجتماعی شورا به شمار می آید، مسئول برنامه ریزی و برگزاری نخستین کمیتۀ مشترک شد.

کارگروه جوانان، با توجه به پتانسیل قابل توجه اعضای خود و نوآوری هایی که از ایشان میتوان انتظار داشت، روش برگزاری جلسه را به شیوۀ یک کارگاه کارِ گروهی طراحی نمودند و از آن پس برنامه ریزی برای برگزاری نخستین IBC Committees Team Building Workshop آغاز شد.

تعداد اعضاء تمامی کمیته ها 58 نفر است که برخی از ایشان در بیش از یک کمیته فعالند و برخی نیز در تمامی جلسات کمیته ها حضور بهم نرسانده و کمتر در فعالیتهای اجرایی شورا دخالت دارند. با دریافت آمادگی حضور 39 نفر از اعضاء کمیته ها، انتخاب مکان مناسب خارج از دفتر شورا الزامی شد. سالن “دیوان سلطان” از مجموعه رستورانهای صدف با مدیریت جناب آقای لطیف ناصری انتخاب شد. حمایت ایشان از نشست کمیته ها و فضایی که در اختیار شورا قرار دادند و پذیرایی از حاضرین همزمان با فعالیتهای گروهی، قابل تقدیر است.

مهسا نیکوپایان، از اعضاء فعال کارگروه جوانان، با توجه به تجارب خود در برگزاری کارگاههای مشابه، طراحی اهداف و مفاهیم و مدیریت اجرای فعالیتهای عملی را بر عهده داشت. مطابق طرح اولیه، اهداف کارگاه به شرح زیر تدوین گردید:

تقویت و تمرین کارِ تیمی و اعتمادسازی در بین اعضای گروه ها، تعریف و پذیرش مسئولیت و ایفای نقش بعنوان عضوی از تیم، تمرین عملی برای ایجاد تیمهای کارآمد، تفکر گروهی در مورد اینکه جایگاه شورا کجاست و در نهایت، ارائۀ پیشنهادهایی برای برنامه های عملیاتی برای جبران کاستیهایی که وجود دارد.

جهت پوشش تمامی اهداف فوق، کارگاه در چهار مرحله اجرا شد. در مرحله نخست، حاضرین به شورا امتیاز دادند؛ امتیازها روی زمین مشخص شده بودند و حاضرین در نقطه مورد نظر خود ایستادند. امتیاز صفر به معنی کمترین دستاوردها در راستای اهداف شورا، 5 به معنی جایگاه متوسط شورا و امتیاز 10 به معنی آنکه شورا صد در صد به تمامی اهداف خود رسیده و هیچ کاستی ندارد.  کسانی که بیشترین و کمترین امتیاز را به شورا داده بودند دلایل خود را مطرح نموده و سایرین هم نقطه نظرات خود را ارائه کردند.

با توجه به اینکه حاضرین به گروههای کاری 4-5 نفره تقسیم شده بودند، دومین فعالیت گروهی بدین شرح تبیین شد: هر گروه از میان چندین تصویر رنگی، نزدیکترین تصویر به جایگاه شورا را از دید گروه خود انتخاب نمودند. ضمن تعریف شورا بر اساس تصویر منتخب، فهرستی از «آنچه در شورا خوب انجام میدهیم» و«آنچه در شورا خوب انجام نمیدهیم» تهیه کردند. سپس نمایندۀ هر گروه، دستاورد همفکری خود را برای همگان تشریح کرد. تمامی فهرستها بر دیوار نصب شده و در معرض دید قرار گرفت . پس از آن 3 برچسب در اختیار تمامی حاضرین قرار گرفت تا از میان تعداد زیادی گزینه از «آنچه در شورا خوب انجام نمیدهیم»، مهمترینها را انتخاب نمایند. مدیر کارگاه، نتایج حاصل از این فعالیت را برای مرحله آخر نیاز داشت.

سومین فعالیت گروهی، که بیشتر به یک بازی تیمی شبیه بود، ساختن بلندترین برج ممکن با تعدادی کاغذ معمولی و چسب مایع در مدت زمان 15 دقیقه بود. گروهی که بلندترین برج را بسازد که با در مقابل فوت کردن سایر گروهها از فاصله یک متری واژگون نشود، برندۀ میدان است. از این مرحله، هر دو گروه تلفیق شدند و 4 تیم 8-9 نفره تشکیل دادند. تلاش دسته جمعی، فارغ از سن، تجربه و تحصیلات و مشارکت فعال در ارتقاء توانایی تیم از نکات قابل توجه در انجام این فعالیت بود. 15 دقیقه پر نشاط که ماحصل آن در عکسهای منتخب قابل دیدن است.

آنچه مهسا نیکوپایان بعنوان آخرین فعالیت گروهی در نظر گرفته بود، در راستای ایجاد یک نتیجه ملموس و برنامه کاری مبتنی بر تفکر جمعی، آن بود که 4 گزینه از خروجیهای مرحله دوم که بیشترین امتیاز را کسب کردند (با توجه به شمارش برچسبها) اعلام شود. هر گروه یکی از گزینه ها را برگزید و فهرستی از فعالیتهای زماندار را با تعیین شخص یا سازمان مسئول، ارائه نمود. این فعالیتها در راستای بهبود «آنچه که خوب انجام نمیدهیم» پیشنهاد شدند. کارگروه جوانان، بعنوان میزبان این کارگاه، مسئول استخراج، دسته بندی و اعلام این پیشنهادها شد تا در اولین فرصت نتایج عملی این کارگاه در دستور کار کمیته ها قرار گرفته و قابل مشاهده گردد.

از دیگر نکات این کارگاه آن بود که آقای دکتر باقر نمازی که در حوزه فعالیتهای سازمانهای غیردولتی متخصص هستند، بعنوان ناظر (observer) در جلسه حضور بهم رساندند. ایشان علاقمندی و مشارکت مؤثر حاضرین در این کارگاه را بسیار خوب ارزیابی نموده و توصیه های مفیدی برای تداوم چنین فعالیتهایی ارائه نمودند.

در انتهای جلسه، فرمهای ارزیابی کارگاه تکمیل گردید. بررسی نتایج، نشان از بازخورد بسیار مثبت اعضاء کمیته ها دارد. در یک نگاه کوتاه، 85% حاضرین، کارگاه را خوب و بسیار خوب ارزیابی کردند، 82% ایشان فعالیتهای تعریف شده را خوب و بسیار خوب توصیف نموند، هیچکس در هیچ یک از موارد امتیاز منفی نداده است و بسیاری از شرکت کنندگان خواستار تداوم برگزاری جلسات مشابه شدند.

جهت دیدن گالری تصاویر این گردهم آیی، این جا را کلیک نمایید

Report →

About the author

admin

Comments are closed